Pernah nggak sih kamu nemuin secarik kertas pengumuman yang ditempel di mading sekolah? Atau mungkin ada notifikasi penting di grup WhatsApp keluarga soal acara arisan bulan depan? Nah, kalau kamu pernah melihat hal-hal semacam itu, sebenarnya kamu sudah berinteraksi dengan announcement text alias teks pengumuman!
Tapi, jangan salah, ya. Announcement text itu bukan sekadar selembar kertas berisi informasi asal-asalan. Ada aturan, struktur, dan cara penyampaian yang baik supaya informasi yang disampaikan bisa diterima dengan jelas oleh pembaca. Pengumuman yang efektif itu bukan cuma soal menyampaikan pesan, tapi juga bagaimana orang yang membacanya bisa langsung paham apa yang terjadi, kapan, di mana, dan bagaimana cara berpartisipasi.
Nah, di artikel ini kita bakal bahas pengertian announcement text, tujuan, jenis-jenisnya, ciri-ciri, serta bagaimana cara membuatnya agar lebih efektif. Siap? Yuk, kita mulai!
Apa Itu Announcement Text?
Announcement text merupakan teks yang berisi pengumuman resmi yang ditujukan kepada publik atau kelompok tertentu agar mereka tahu suatu informasi penting. Biasanya, teks ini digunakan untuk menginformasikan event, kejadian, atau hal penting lainnya yang perlu diketahui oleh banyak orang.
Dalam bahasa Inggris, announcement text sering disebut sebagai official notification, yang berarti pemberitahuan resmi. Contoh sederhananya bisa kita jumpai di berbagai tempat, misalnya..
- Pengumuman lomba di sekolah.
- Informasi tentang acara ulang tahun yang dikirim lewat WhatsApp.
- Pemberitahuan dari perusahaan tentang perubahan jam kerja.
- Iklan layanan masyarakat di TV atau media sosial.
Jadi singkatnya, kalau ada informasi yang perlu diketahui oleh banyak orang, announcement text adalah cara terbaik untuk menyampaikannya.
Tujuan/Fungsi Announcement Text
Emang apa sih fungsi atau tujuan dari penggunaan announcement text? Hmm, jawabannya simpel: ya biar orang-orang bisa mendapatkan informasi dengan jelas dan cepat lah.
Tapi lebih dari itu, announcement text pun punya beberapa fungsi utama, yaitu..
- Menyampaikan Informasi Secara Resmi
Announcement text sering digunakan untuk pengumuman resmi, baik di sekolah, kantor, maupun organisasi lainnya. Agar informasi yang disampaikan bisa dipercaya dan diikuti. - Mengajak atau Mengundang Orang untuk Berpartisipasi
Beberapa pengumuman bersifat mengajak, seperti undangan seminar, acara komunitas, atau pengumuman lomba. Tanpa announcement text, orang-orang mungkin gak tau kalau ada event yang bisa mereka ikuti. - Memberikan Peringatan atau Informasi Penting
Announcement juga sering digunakan untuk mengingatkan atau memberi peringatan. Misal pengumuman perubahan jadwal penerbangan di bandara atau pemberitahuan pemadaman listrik dari PLN. - Sebagai Dokumentasi atau Arsip Informasi
Pengumuman yang dibuat secara tertulis juga bisa jadi bukti atau arsip. Misal pengumuman keputusan sekolah atau perusahaan bisa disimpan dan dijadikan referensi di kemudian hari.
Intinya, announcement text bukan hanya sekadar ngasih tahu sesuatu, tapi juga memastikan bahwa informasi tersebut bisa diterima dan dipahami dengan baik oleh orang yang membacanya.
Jenis-Jenis Announcement Text
Berdasarkan isi dan tujuannya, announcement text bisa dibagi menjadi beberapa jenis. Berikut beberapa yang paling sering kamu temui..
1. Business Announcement (Pengumuman Bisnis)
Adalah pengumuman yang dibuat oleh perusahaan atau bisnis untuk pelanggan, karyawan, atau mitra bisnis mereka. Contohnya..
- Pengumuman diskon besar-besaran di sebuah toko.
- Pemberitahuan perubahan kebijakan kerja kepada karyawan.
- Peluncuran produk baru dari sebuah brand terkenal.
2. School Event Announcement (Pengumuman Acara Sekolah)
Sedangkan bagi yang masih sekolah tentu sering banget ngelihat pengumuman jenis ini. Contohnya..
- Pengumuman jadwal ujian akhir semester.
- Informasi tentang acara pentas seni sekolah.
- Pemberitahuan perubahan jadwal kegiatan ekstrakurikuler.
3. Graduation Announcement (Pengumuman Kelulusan)
Biasanya, pengumuman ini digunakan untuk memberi tau orang-orang tentang kelulusan seseorang atau sekelompok orang dari institusi pendidikan. Misalnya..
- Pengumuman kelulusan siswa SMA yang ditempel di papan informasi sekolah.
- Pemberitahuan tentang wisuda universitas kepada mahasiswa dan wali murid.
4. Birth Announcement (Pengumuman Kelahiran)
Pengumuman ini biasanya dibuat oleh keluarga untuk memberi tahu kerabat dan teman tentang kelahiran bayi mereka. Biasanya berbentuk kartu atau kalo sekarang paling di postingan media sosial.
5. Marriage Announcement (Pengumuman Pernikahan)
Sama seperti pengumuman kelahiran, marriage announcement dibuat untuk mengumumkan pernikahan kepada keluarga, teman, atau bahkan publik.
6. Company Announcement (Pengumuman Perusahaan)
Biasanya ditujukan kepada karyawan atau pelanggan untuk memberitahukan informasi penting terkait perusahaan. Contohnya..
- Pengumuman merger dua perusahaan besar.
- Pemberitahuan perubahan jam operasional kantor.
Tentu masih banyak jenis pengumuman lainnya, tergantung dari tujuan dan siapa audiensnya ya. Tapi yang jelas, setiap jenis announcement text punya tujuan yang sama: menyampaikan informasi dengan jelas serta efektif.
Ciri-Ciri dari Announcement Text
Biar nggak ketuker dengan jenis teks lain, berikut beberapa ciri khas announcement text..
- Informasi yang singkat, padat, dan jelas
Announcement text gak boleh terlalu panjang dan bertele-tele. Pembaca harus bisa langsung menangkap inti informasi dalam sekali baca. - Menjawab pertanyaan dasar
- What → Apa yang diumumkan?
- When → Kapan event atau kejadian itu berlangsung?
- Where → Di mana lokasinya?
- How → Bagaimana cara berpartisipasi?
- Why (jika diperlukan) → Kenapa ini penting?
- Sering menggunakan kalimat perintah (imperative sentence)
Contohnya:- “Join us for the seminar this Saturday!”
- “Don’t forget to bring your ID card!”
- Menggunakan bahasa formal dan to the point
Pengumuman biasanya ditulis dengan bahasa formal agar terlihat profesional dan kredibel. Tapi, dalam beberapa kasus seperti undangan ulang tahun, bahasa yang digunakan bisa lebih santai. - Dilengkapi dengan contact person atau call to action
Supaya pembaca tahu harus menghubungi siapa jika ingin bertanya lebih lanjut.
Struktur Announcement Text
Sama seperti jenis teks lainnya, announcement text pun memiliki struktur yang khas dan harus diikuti supaya informasi yang disampaikan bisa lebih jelas, efektif, dan mudah dipahami oleh pembaca.
Biasanya, announcement text terdiri dari beberapa bagian utama, yaitu judul (title), isi pengumuman (content), dan informasi tambahan jika diperlukan. Berikut penjelasannya masing-masing..
1. Title (Judul)
Judul ini adalah bagian pertama yang bisa langsung menarik perhatian pembaca. Biasanya ditulis dengan huruf kapital dan singkat, sehingga si pembaca kurang lebih bisa langsung tahu apa isi pengumuman tersebut.
Contoh:
- “SCHOOL HOLIDAY ANNOUNCEMENT” (Pengumuman Libur Sekolah)
- “JOB VACANCY” (Lowongan Kerja)
- “ATTENTION! IMPORTANT MEETING” (Perhatian! Rapat Penting)
Intinya, judul harus bisa menyampaikan maksud dari pengumuman dalam sekali lihat. Jadi, kalau bisa, langsung to the point aja.
2. Content (Isi Pengumuman)
Di bagian ini, kamu harus menuliskan informasi lengkap mengenai pengumuman tersebut. Biasanya, isi dari announcement text mencakup beberapa hal berikut..
- What → Apa yang diumumkan?
Misal ada acara seminar, pengumuman kelulusan, atau pembukaan pendaftaran lomba. - When → Kapan acara atau kejadian itu berlangsung?
Hal yang penting supaya pembaca tahu kapan mereka harus bersiap-siap. - Where → Di mana acara tersebut berlangsung?
Pastikan lokasi yang disebutkan jelas, terutama kalau pengumuman tersebut bersifat fisik (offline). - Who → Siapa yang terlibat?
Bisa menyebutkan siapa penyelenggaranya atau siapa saja yang wajib mengikuti pengumuman ini. - How → Bagaimana cara ikut atau mendapatkan informasi lebih lanjut?
Kalau acara butuh pendaftaran, cantumkan prosedurnya. Jika butuh kontak, tambahkan nomor HP atau email yang bisa dihubungi.
Contoh isi pengumuman..
Title: Scholarship Announcement
Content: We are pleased to announce that the school is offering a scholarship for outstanding students in the upcoming academic year. Students who wish to apply should submit their application forms no later than September 30th. The selection process will take place in October, and the results will be announced on November 10th. For further details, please contact the academic office.
3. Contact Person atau Call to Action (Opsional)
Biasanya di bagian akhir pengumuman, kita bisa nambahin informasi tambahan seperti..
- Siapa yang bisa dihubungi untuk bertanya lebih lanjut?
- Apakah ada nomor telepon atau email yang bisa dihubungi?
- Apakah ada link pendaftaran yang perlu diakses?
Kaidah Kebahasaan Announcement Text
Selain struktur, announcement text tentu juga ada kaidah kebahasaan-nya (language features) yang khas. Ya agar pengumuman yang kita buat sesuai dengan standar dan mudah dipahami.
1. Menggunakan Simple Present Tense
Biasanya, announcement text ditulis dalam bentuk simple present tense karena sifatnya sebagai pernyataan atau pemberitahuan yang bersifat umum dan informatif.
Contoh:
- The meeting will be held at 10 AM. (Rapat akan diadakan pukul 10 pagi)
- The event takes place on Saturday. (Acara akan berlangsung pada hari Sabtu)
2. Menggunakan Kalimat Imperative (Perintah)
Sering kali, pengumuman memuat kalimat perintah yang bersifat mengajak atau menginstruksikan sesuatu kepada pembaca.
Contoh..
- “Please submit your documents before the deadline.” (Harap kirim dokumen sebelum batas waktu)
- “Do not forget to bring your student ID.” (Jangan lupa membawa kartu pelajar)
3. Menggunakan Vocabulary yang Formal dan To the Point
Karena announcement text bersifat resmi, bahasa yang digunakan tentu harus formal, jelas, dan tidak bertele-tele.
Contoh..
- “The company announces the recruitment for new employees starting next month.”
- “All students are required to attend the seminar.”
4. Menggunakan Bullet Points atau Format yang Jelas
Supaya pengumuman lebih mudah dibaca, kadang kita bisa menggunakan bullet points atau format daftar untuk menampilkan informasi.
Contohnya..
Date: Monday, 15 August 2023
Venue: School Hall
Time: 10:00 AM – 12:00 PM
Tips dan Trik Membuat Announcement Text yang Menarik
Agar announcement text yang kamu buat lebih efektif dan menarik perhatian pembaca, coba ikuti beberapa tips dari admin berikut..
- Gunakan Judul yang Menarik
Pastikan judulnya eye-catching dan langsung menjelaskan isi pengumuman. - Jangan Terlalu Panjang, Tapi Harus Jelas
Kebanyakan orang tentu gak suka baca pengumuman yang terlalu panjang. Pastikan isi pengumuman tetap singkat, tapi tetap informatif. - Gunakan Kata-Kata yang Mudah Dipahami
Hindari bahasa yang terlalu rumit atau istilah teknis yang bisa membuat pembaca bingung. - Tambahkan Call to Action yang Jelas
Kalau pengumuman itu mengharuskan pembaca untuk melakukan sesuatu, pastikan instruksinya jelas, misal “Hubungi kami di nomor ini untuk informasi lebih lanjut”. - Gunakan Format yang Mudah Dibaca
Kalau perlu, gunakan bullet points, bold text, atau garis pemisah biar lebih rapi.
Media untuk Menuliskan Announcement Text
Jaman sekarang, pengumuman tak hanya ditulis di papan mading sekolah aja ya. Ada banyak media yang bisa kita gunakan untuk menyebarkan announcement text, di antaranya..
- Papan Pengumuman Sekolah/Kampus/Kantor.
- Website Resmi – Banyak perusahaan dan institusi yang mengunggah pengumuman di situs web mereka.
- Media Sosial – Instagram, FB, Twitter, atau WA sering digunakan untuk menyebarkan announcement.
- Email – Biasanya digunakan untuk pengumuman resmi kepada karyawan atau pelanggan.
- Surat Kabar atau Majalah – Untuk pengumuman yang bersifat publik, seperti loker atau acara besar.
Contoh Announcement Text
a. Contoh Announcement Text tentang Flight Landing
b. Contoh Announcement Text tentang School Competition
Penutup
Sekarang kamu udah paham kan tentang announcement text? Intinya, announcement text itu bukan sekadar menulis pengumuman biasa.
Kamu harus memastikan bahwa informasinya jelas, menarik, dan bisa dipahami oleh siapa saja yang membacanya.